Администрация
должностная инструкция
Содержание
Состав команды
Администрация центра - это три человека, работающих в штате команды:
- Два администратора работают посменно 2х2 с 12:00 до 23:00
- Управляющий работает в режиме пятидневки с плавающими выходными.
Площадка
Администратор
  1. Администратор - ответственный за площадку человек в свое рабочее время. Это сотрудник, который должен открыть и закрыть центр строго в часы работы, который взаимодействует со всеми студентами и гостями, это и является его основной задачей - быть лицом и голосом центра, быть готовым ответить и помочь по любому вопросу.
  2. Поддержание порядка. Администратор начинает свою смену с осмотра помещения, при необходимости уборки. Он отвечает за поддержание порядка в общих зонах: раздевалках, холле, реквизитной, репетиционных залах. Контролирует уборщицу, назначает генеральные уборки в помещении. Занимается поиском подрядчиков и реализацией текущего мелкого ремонта помещения и оргтехники. Покупкой и учетом хозяйственных товаров, расходных материалов для офиса.
  3. Взаимодействие со студентами. Задача администратора - закрывать все организационные вопросы во время обучения студентов. Бронировать залы для репетиций. Помогать с хранением, транспортировкой и размещением реквизита.
Управляющий
  1. Контроль администраторов
  2. Организация ежегодного ремонта помещения
  3. Закупка инвентаря и оборудования для занятий. Оптимизация пространства.
  4. Контроль соответствия пожарным и санитарным требованиям к помещению
  5. Взаимодействие с арендодателем
Финансы
Администратор
  1. Администратор - сотрудник, ответственный за кассу. Он принимает оплату от студентов, предварительно заключив договор на обучение, выдает чек, ежедневно сверяет кассу.
  2. Администратор ведет отчетность по приему денег в специальной программе, и делает отчет по хозяйственным расходам центра (в том числе отвечает за сохранность чеков по хозяйственным расходам).
Управляющий
  1. Контроль выполнения всех вышеперечисленных задач администраторов
  2. Расчет зарплат преподавателей, техника, уборщицы, менеджера. Своевременая оплата труда персоналу центра.
  3. Ежемесячная сверка кассы и подготовка ежемесячных финансовых отчетов по прибыли и соответствии с финансовым годовым планам
  4. Контроль отдела продаж (выполнение финансового плана)
  5. Учет всех безналичных расчетов, подготовка финансовых документов для подрядчиков, корпоративных клиентов и партнеров, оплата счетов по безналичному расчету и взаимодействие с бухгалтером.
  6. Оптимизация расходов
Анонсирование программ
Администратор
  1. Так как администратор - это человек, который каждый день непосредственно взаимодействует со студентами центра, он информирует всех учащихся в данный момент студентов о новых наборах и программах в процессе живого общения. Помимо этого в задачи администратора входит:
  2. Создание встреч (мероприятий, событий, курсов) в социальных сетях, на основе текста, подготовленного копирайтером. Оформление группы в фирменном стиле. Закрепление ссылок, контактов и соответствующих приложений в описании встречи.
  3. Инвайтинг во встречу всех подписчиков сообщества, с использованием соответствующих программ.
  4. Размещение информации о событиях и курсах центра на сторонних образовательных и развлекательных ресурсах (таких как "Учеба.ру", "Теории и практики" и другие).
Управляющий
  1. Контроль выполнения задач команды, которые обеспечивают набор групп согласно плану (в том числе, руководство отделом продаж)
  2. Мониторинг финансовых показателей и показателей эффективности использования рекламных ресурсов. Своевременное пополнение рекламного бюджета и финансовый план на рекламные расходы.
  3. Взаимодействие со СМИ на крупных мероприятиях и программах

Организация учебного процесса
Администратор
  1. Бронирование залов для репетиций студентов
  2. Создание чата в удобном для студентов мессенджере или социальной сети с каждой новой группой в первый день курса (в чат включены преподаватель, все студенты курса и рабочая страничка администратора).
  3. Информирование студентов по расписанию и организационным объявлениям по телефону и в общих чатах
  4. Заключение договоров, прием оплаты и оформление студента в группу
  5. Проверка и при необходимости сбор дополнительных контактных данных студентов, если их не собрал менеджер
  6. Помощь в организации выпускного показа. Организация фотографа и техника. Прием и регистрация гостей на мероприятии. Помощь в создании афиши и програмки показа. Организация чаепития и подготовка сертификатов, подтверждающих обучение на курсе

Управляющий
  1. Взаимодействие с преподавателями в процессе обучения.
  2. Контроль программы, в том числе посещение занятий курса и выпускного показа
  3. Решение спорных и конкфликтных вопросов со студентами
Документооборот
Администратор
  1. Подпись документов с преподавателем и студентами перед каждым курсом
  2. Ведение зарплатной ведомости сотрудников и преподавателей
Управляющий
  1. Подготовка и проверка актуальности форм всех договоров
  2. Полное взаимодействие по документообороту со всеми юридическими лицами (подрядчиками, корпоративными клиентами, партнерами): составление формы и подписание договоров, выставление или оплата счетов, подпись закрывающих документов.
  3. Своевременная подача необходимых документов в бухгалтерию
Ведение социальных сетей
Администратор
  1. Помимо официальных сообществ школы администраторы и управляющий ведут свои собственные рабочие странички в социальных сетях, где они рассказывают о ближайших наборах, показах и событиях, а также рассказывают о том, как проходит учебный процесс, и что происходит в жизни центра.
  2. Личный контент и живой человек, всегда интереснее как для читателей социальных сетей, а также влияет на выдачу новостей в ленте (алгоритм социальных сетей, охотнее поднимает в топ ленты именно личный контент). Это отличная возможность с одной стороны поддерживать контакт с существующими студентами и своим примером стимулировать их постить аналогичный контент, с другой стороны увеличить охват и привлечь новых подписчиков и будущих учеников.
  3. Кроме того, в задачу администратора входит своевременное получение и заливка фото от фотографа с альбомы сообществ.