Администрация
должностная инструкция
Содержание
Состав команды
Администрация центра - это три человека, работающих в штате команды:
- Два администратора работают посменно 2х2 с 12:00 до 23:00
- Управляющий работает в режиме пятидневки с плавающими выходными.
Площадка
Администратор:

Администратор - ответственный за площадку человек в свое рабочее время.
Это сотрудник, который должен открыть и закрыть центр строго в часы работы, который взаимодействует со всеми студентами и гостями, это и является его основной задачей - быть лицом и голосом центра, быть готовым ответить и помочь по любому вопросу.

- Поддержание порядка.
Администратор начинает свою смену с осмотра помещения, при необходимости уборки. Он отвечает за поддержание порядка в общих зонах: раздевалках, холле, реквизитной, репетиционных залах. Контролирует уборщицу, назначает генеральные уборки в помещении. Занимается поиском подрядчиков и реализацией текущего мелкого ремонта помещения и оргтехники. Покупкой и учетом хозяйственных товаров, расходных материалов для офиса.

- Взаимодействие со студентами.
Задача администратора - закрывать все организационные вопросы во время обучения студентов. Бронировать залы для репетиций. Помогать с хранением, транспортировкой и размещением реквизита.

Управляющий:

- Контроль администраторов
- Организация ежегодного ремонта помещения
- Закупка инвентаря и оборудования для занятий. Оптимизация пространства.
- Контроль соответствия пожарным и санитарным требованиям к помещению
- Взаимодействие с арендодателем
Финансы
Администратор:

- Администратор - сотрудник, ответственный за кассу. Он принимает оплату от студентов, предварительно заключив договор на обучение, выдает чек, ежедневно сверяет кассу.

- Администратор ведет отчетность по приему денег в специальной программе, и делает отчет по хозяйственным расходам центра (в том числе отвечает за сохранность чеков по хозяйственным расходам).

Управляющий:

- Контроль выполнения всех вышеперечисленных задач администраторов

- Расчет зарплат преподавателей, техника, уборщицы, менеджера. Своевременая оплата труда персоналу центра.

- Ежемесячная сверка кассы и подготовка ежемесячных финансовых отчетов по прибыли и соответствии с финансовым годовым планам

- Контроль отдела продаж (выполнение финансового плана)

- Учет всех безналичных расчетов, подготовка финансовых документов для подрядчиков, корпоративных клиентов и партнеров, оплата счетов по безналичному расчету и взаимодействие с бухгалтером.

- Оптимизация расходов

Анонсирование программ
Администратор:
Так как администратор - это человек, который каждый день непосредственно взаимодействует со студентами центра, он информирует всех учащихся в данный момент студентов о новых наборах и программах в процессе живого общения.
Помимо этого в задачи администратора входит:

- Создание встреч (мероприятий, событий, курсов) в социальных сетях, на основе текста, подготовленного копирайтером. Оформление группы в фирменном стиле. Закрепление ссылок, контактов и соответствующих приложений в описании встречи.

- Инвайтинг во встречу всех подписчиков сообщества, с использованием соответствующих программ.

- Размещение информации о событиях и курсах центра на сторонних образовательных и развлекательных ресурсах (таких как "Учеба.ру", "Теории и практики" и другие).

Управляющий:

- Контроль выполнения задач команды, которые обеспечивают набор групп согласно плану (в том числе, руководство отделом продаж)

- Мониторинг финансовых показателей и показателей эффективности использования рекламных ресурсов. Своевременное пополнение рекламного бюджета и финансовый план на рекламные расходы.

- Взаимодействие со СМИ на крупных мероприятиях и программах

Организация учебного процесса
Администратор:

- Бронирование залов для репетиций студентов

- Создание чата в удобном для студентов мессенджере или социальной сети с каждой новой группой в первый день курса (в чат включены преподаватель, все студенты курса и рабочая страничка администратора).

- Информирование студентов по расписанию и организационным объявлениям по телефону и в общих чатах

- Заключение договоров, прием оплаты и оформление студента в группу

- Проверка и при необходимости сбор дополнительных контактных данных студентов, если их не собрал менеджер

- Помощь в организации выпускного показа. Организация фотографа и техника. Прием и регистрация гостей на мероприятии. Помощь в создании афиши и програмки показа. Организация чаепития и подготовка сертификатов, подтверждающих обучение на курсе

Управляющий:

- Взаимодействие с преподавателями в процессе обучения.

- Контроль программы, в том числе посещение занятий курса и выпускного показа

- Решение спорных и конкфликтных вопросов со студентами


Документооборот
Администратор:

- Подпись документов с преподавателем и студентами перед каждым курсом

- Ведение зарплатной ведомости сотрудников и преподавателей

Управляющий:

- Подготовка и проверка актуальности форм всех договоров

- Полное взаимодействие по документообороту со всеми юридическими лицами (подрядчиками, корпоративными клиентами, партнерами): составление формы и подписание договоров, выставление или оплата счетов, подпись закрывающих документов.

- Своевременная подача необходимых документов в бухгалтерию
Ведение социальных сетей
Помимо официальных сообществ школы администраторы и управляющий ведут свои собственные рабочие странички в социальных сетях, где они рассказывают о ближайших наборах, показах и событиях, а также рассказывают о том, как проходит учебный процесс, и что происходит в жизни центра.

Личный контент и живой человек, всегда интереснее как для читателей социальных сетей, а также влияет на выдачу новостей в ленте (алгоритм социальных сетей, охотнее поднимает в топ ленты именно личный контент). Это отличная возможность с одной стороны поддерживать контакт с существующими студентами и своим примером стимулировать их постить аналогичный контент, с другой стороны увеличить охват и привлечь новых подписчиков и будущих учеников.

Кроме того, в задачу администратора входит своевременное получение и заливка фото от фотографа с альбомы сообществ.